Agorum Dokumentenmanagement - BES GMBH

Dokumentenmanagementsystem kurz DMS von agorum

Die Digitalisierung hat im Büroalltag Einzug gehalten. E-Mail-Korrespondenz, Angebote, Rechnungen, Protokolle und viele weitere Dokumente werden digital verarbeitet. Oft werden zusätzlich Ordner im Schrank mit gedruckten Dokumenten abgelegt. Das Problem ist dabei der Aufwand für die Suche und die Aufbewahrung. Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter 30% ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Informationen oder sind daran beteiligt. Die oftmals vor Jahren eingerichtete Ablage der Daten in den Computersystemen kommt an ihre Grenzen und kann die Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht mehr abdecken. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem kann hier erfolgreich Abhilfe schaffen. Im Folgenden erläutern wir alle Details zu dem von uns unterstützten Dokumentenmanagementsystem von agorum.

Was heißt DMS?

Die Abkürzung DMS steht für DokumentenMangementSystem. Mit dem Begriff wird die Verwaltung digitalisierter Daten bzw. Dokumente in einer Datenbankumgebung zusammengefasst. DMS bezeichnet somit eine Software für Dokumentenverwaltung.

Wofür ist ein Dokumentenmanagementsystem nützlich?

Alle sprechen von der Notwendigkeit Geschäftsprozesse zu digitalisieren, aber wie fängt man am besten an? Für den einen beginnt Digitalisierung mit dem Einscannen einer Rechnung oder dem Versenden einer E-Mail! Für uns bedeutet Digitalisierung die komplette Abbildung aller Unternehmensabläufe in elektronischer Form und das in einem System. Ein Dokumentenmanagementsystem bildet dabei die kompletten Firmenabläufe ab und verbindet die einzelnen Prozesse.

Automatisierung der Geschäftsprozesse

Das Dokumentenmanagementsystem von agorum unterstützt Unternehmen dabei ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dabei geht es darum wiederholende Tätigkeiten zu strukturieren und diese digital zu erfassen und zu automatisieren.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, kommt ein Unternehmen nicht drumherum die Unternehmensabläufe in digitaler Form abzubilden und diese zu automatisieren.

Homeoffice / Remote arbeiten

Im Zuge der Pandemie wurde Homeoffice zum Standard. Dies war ein Digitalisierungs-Beschleuniger, der Unternehmen vor Herausforderungen gestellt hat und dies immer noch tut. Das Entscheidende für die Arbeit aus dem Homeoffice ist, dass Mitarbeiter auf einen Datenbestand zugreifen und im besten Fall zeitgleich und gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht durch den integrierten Fileserver und die dazugehörige Cloud, den Zugriff von Überall, wo Nutzer über einen leistungsstarken Internetzugang verfügen.

Das papierlose Büro

Ein wichtiges Ziel im Rahmen der Digitalisierung ist das papierlose Büro. Damit lassen sich Ressourcen, Kosten und Zeit sparen. So können die Mitarbeiter mittels der Volltext- und Metadaten-Suche viel Zeit einsparen. Der Weg ins Archiv oder das stundenlange Wälzen von Akten entfällt. Mittels OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) werden die eingescannten Dokumente digitalisiert und für die Volltextsuche durchsuchbar gemacht.

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“Digitale

Mit einem Dokumentenmanagementsystem werden die laufenden Projekte nach DIN 69901 dokumentiert und protokolliert. Das DMS sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligten Zugriff auf Informationen und Dokumente haben, die projektbasiert abgelegt und archiviert werden. Mittels der praktischen Suchfunktion können die benötigten Informationen schnell und einfach gefunden werden. Es besteht die Möglichkeit Projektdokumente automatisiert abzulegen. Eine anschließende Projektdokumentation wird damit zum Kinderspiel.

Mehr Informationen zur Digitalen Projektakte von agorum

Dokumentenmanagement

Das eigentliche Dokumentenmanagement bedeutet die Digitalisierung der in Papierform vorliegenden Dokumente und die zentrale Speicherung dieser. Ziel ist es von überall aus über eine Suche schnell auf Dokumente und Projekte zuzugreifen.

Automatisierte Dokumentenerfassung

Damit künftig große Datenmengen effizient verarbeitet werden können, bietet agorum core DocForm die automatisierte Dokumentenerfassung. Durch die Definition von Regeln und die Festlegung von bestimmten Dokumententypen können Dokumente korrekt an die richtige Stelle gespeichert und benannt werden. Das Dokumentenmanagementsystem erkennt im Anschluss automatisiert um welches Dokument es sich handelt und liest die Daten nach einer zuvor definierten Struktur ins System ein. So können z.B. Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus einer Rechnung analysiert werden und direkt für die Buchhaltung aufgearbeitet werden.

Digitaler Posteingang

Vielen ist Postdienst noch aus der Ausbildung ein Begriff, daher ist bekannt, wieviel Zeitaufwand das Sichten und Verteilen der Eingangspost bedeutet. Mit Hilfe des digitalen Posteingangs kann der analoge Posteingang mittels OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) eingescannt werden und digital verteilt werden. Dies verschlankt den Prozess „Posteingang“ erheblich. Ein großer Vorteil des digitalen Posteingangs ist der Zugriff auf die Dokumente und die Volltextsuche in den Dokumenten.

Standardisierte digitale Rechnungsprozesse

Der digitale Rechnungsprozess startet mit dem Scannen von Einzeldokumenten bzw. der Stapelverarbeitung. Der Scan wird in einzelne Dokumente getrennt und mittels der Volltexterkennung ausgelesen, versioniert und revisionssicher in digitale Akten archiviert. Es erfolgt eine Dublettenprüfung, falls Rechnungen auch per Mail gesendet und automatisiert abgelegt werden. Durch eine Erstprüfung kann ein Abgleich mit Ist-Daten des Wareneingangs erfolgen und eine automatische Zuordnung zu dem passenden Lieferschein erfolgen. Einer Weiterverarbeitung an DATEV bzw. eine Rückgabe zur Regulierung kann dann angestoßen werden.

Revisionssicherheit nach GoBD*)

agorum core ist nach den IDW-Prüfungsstandards (Institut der Wirtschaftsprüfer) IDW PS 880 (Prüfung von Softwareprodukten) getestet und es wurde von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer bescheinigt, dass nach GoBD revisionssicher archiviert wird. Für die GoBD ist entscheidend, dass Ihre Dokumente jederzeit für eine Steuerprüfung verfügbar sind.

*) GoBD = Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland.

DSGVO Konformität

Werden personenbezogene Daten erfasst, muss sichergestellt werden, dass hierfür eine Berechtigung besteht. Es gilt daher vor der Digitalisierung zu prüfen ob ein berechtigtes Interesse besteht, personenbezogenen Daten zu speichern. Als Unternehmer ist man verpflichtet gespeicherte Daten sicher und vertraulich zu behandeln und jederzeit Auskunft darüber geben zu können, welche Daten zu welchem Zweck wo aufbewahrt werden und wie die Genehmigung für die Speicherung erteilt wurde. Des Weiteren muss man in der Lage sein, auf Wunsch Daten zu löschen bzw. diese je nach Aufbewahrungspflicht entsprechend zu verschlüsseln.

E-Mail Archivierung

Für jedes Unternehmen besteht die Verpflichtung der E-Mail Archivierung. Das von uns unterstützte DMS erledigt die revisionssichere Archivierung der E-Mails automatisch. Alle eingehenden E-Mails werden inklusive der Anhänge im System mit Hilfe von Workflows unveränderbar abgelegt. Zum Start muss das DMS dazu einmal nach den Kunden-Bedürfnissen konfiguriert werden. Im Anschluss werden die E-Mails an der dafür vorgesehenen Stelle abgelegt. Durch die Indexierung jeder einzelnen E-Mail und jedes Anhangs können diese schneller gefunden werden. Ein weiterer Vorteil ist die Verknüpfung mit elektronischen Akten, was die Zuordnung zu einem Vorgang oder Projekt ermöglicht.

Einsparung von Kosten/ Prozessoptimierung

Mit einem Dokumentenmanagementsystem und der damit verbundenen digitalen Dokumentenverarbeitung werden die Kosten langfristig reduziert und die Prozesse vereinfacht. Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter 30% Ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Informationen oder sind daran beteiligt! Es lohnt sich diese Einsparungsmöglichkeit auf das eigene Unternehmen hochzurechnen.

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Als agorum-Partner haben wir uns auf kleine und mittelständische Unternehmen fokussiert. agorum core ist ein flexibles und individuell anpassbares Dokumentenmanagementsystem. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen, Abläufe und Prozesse hat, erfolgt jede Anpassung individuell.

Sie möchten wissen, ob agorum das richtige Dokumentenmanagementsystem für Sie ist.

Welche Vorteile bietet das Dokumentenmangement System von agorum?

Die Vorteile des DMS von agorum liegen in dem schnellen, zeitgleichen Zugriff auf Informationen und Daten. Die zeitaufwendige Suche und Zuordnung zu Projekten wird um ein Vielfaches vereinfacht. Durch agorum können bestehende Einzellösungen, die aktuell im Unternehmen im Einsatz sind ersetzt werden.

Ein weiterer Vorteil ist das ortsunabhängige Arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem kann jederzeit auf alle Daten wie Projekte, E-Mails und Informationen aus dem Homeoffice zugegriffen werden. Ein oft gehörter Satz, „dass mache ich wenn ich wieder im Büro bin“, fällt weg, da alle Dokumente digital in der Cloud vorliegen. Das Ziel sollte es sein, dass alle Mitarbeiter-Teams zeitlich und ortsunabhängig zusammenarbeiten können. Wird das DMS bspw. mit einem CRM- (Customer-Relationship-Management) oder ERP-System (Enterprise Resource Planning) verbunden, hilft das Dokumentenmanagementsystem durch die elektronische Erfassung der Dokumente und Informationen. Dadurch kann auf alle Dokumente bei der Steuerung und Verwaltung sämtlicher Geschäftsprozesse und im Umgang mit Kundenbeziehungen übergreifend zugegriffen werden.

Zusammenfassung

Durch die ständig wachsenden Anforderungen an Datenschutz (DSGVO), Revissionssicherheit (GoBD) oder auch an die ISO 9001 sind Unternehmen mit dem Dokumentenmanagementsystem von agorum auf der sicheren Seite. Das System behält Fristen im Auge und beinhaltet neben einer lückenlosen Dokumentation eine Versionierung und Archivierung. Mit der Prozessautomatisierung werden wiederkehrende Prozesse wie die Bearbeitung von Rechnungen oder der digitale Posteingang optimal in die Unternehmensprozesse integriert. Damit werden Fehler durch manuelle Arbeit dauerhaft vermieden. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist ein sinnvoller Schritt in die Digitalisierung des Unternehmens mit sofort wirksamen Verbesserungen.

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